L’aménagement et l’agencement de l’espace sont des éléments qu’il ne faut pas prendre à légère lors de l’organisation d’une conférence notamment parce qu’ils permettent de garantir le confort des personnes conviées, mais également de travailler mieux dans la mesure où les mobiliers, équipements et matériels à utiliser sont posés de manière stratégique.
Comment aménager efficacement vos salles de conférence ?
Pour mettre en place un aménagement stratégique et pratique à vos
salles de conférences, différents éléments sont à prendre en considération, le confort est au premier lieu certainement puisqu’il favorise la concentration des participants. Pensez donc à choisir des sièges adaptés et à installer une machine à café ou une fontaine d’eau pour les conviés.
En ce qui concerne les dimensions de la pièce, elles devront également être adaptées à la nature des activités à réaliser durant la conférence et au nombre de participants. Pensez donc à opter pour une salle sans écran de projection pour les brèves conférences et une salle disposant d’un écran pour les longues représentations. Pour connaitre les dispositifs et les lieux à privilégier pour réussir vos conférences, n’hésitez pas à consulter des sites spécialisés tel que
www.event-finder.com.
Les éléments à prendre en compte pour un bon agencement
Que ce soit dans le cadre d’un
événement professionnel ouvert au grand public ou d’une conférence pour les internes seulement, la création d’un agencement adapté est primordiale. Pour cela, vous devrez veiller sur l’emplacement des équipements, ainsi que certains éléments :
La sonorisation adaptée au nombre de participants L’éclairage pour une bonne visibilité en cas de vidéoprojection La projection (écran et vidéoprojecteur) La circulation dans la pièce La disposition des sièges (au minimum 45 cm d’espace entre chacune) La prise de note (installation de table et prises électriques) La ventilation pour bien aérer l’espace, etc.
Qui contacter pour réaliser un agencement adapté ?
Pour profiter d’un aménagement de salles de conférence réussi et stratégique, le recours à un professionnel d'organisation événementielle est fortement conseillé. En plus d’assurer une
organisation et une assistance technique lors de la mise en place de l’agencement, son équipe pourra également vous conseiller sur les dispositifs à installer afin de garantir le bon déroulement de l’événement.
Outre les conseils et la conception de l’agencement, ce professionnel étudie également votre projet en tenant compte de vos besoins et votre budget. Vous pourrez ainsi profiter d’une assistance qualifiée tout en aménageant votre salle de conférence dans les normes d’un budget strict. Avant d’engager un prestataire, assurez-vous que ce dernier dispose des compétences nécessaires pour mener à bien votre projet. Ainsi, n’hésitez pas à lui poser des questions ou à lui demander quelques propositions d’aménagement pour être sûr que sa vision correspond à la vôtre.